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Sistema Institucional de Archivo

Beneficios

Los principales beneficios de implantar y desarrollar el Sistema Institucional de Archivo (SIA) en la institución son:


  • Contar, de manera ágil, completa y oportuna, con la información documental que los servidores públicos de la institución requieren para desarrollar sus actividades.
  • Conservar en condiciones óptimas los documentos de la ASCM.
  • Clasificar, disponer de los documentos (necesarios e innecesarios) y utilizar los espacios de manera eficiente.
  • Determinar qué y cuántos documentos se archivan, y cuál es su lugar de ubicación, para atender de manera expedita las solicitudes de información pública y minimizar los tiempos de búsqueda y traslado.
  • Lograr un ambiente físico propicio para el desarrollo de las actividades del SIA de la ASCM.
  • Contar con elementos básicos de la administración de documentos y archivística.
  • Definir el esquema básico de organización y funciones de las áreas responsables del manejo de archivos de la oficina del Auditor Superior, Las Unidades Técnicas Sustantivas de Fiscalización, y Direcciones Generales.
  • Estandarizar el registro y la descripción de documentos y expedientes de archivo, a fin de estar en posibilidades de contar con una base de datos y con sistemas automatizados que faciliten el acceso y el control de los archivos.
  • Aplicar a los archivos un esquema de clasificación homogéneo para toda la ASCM, con el fin de contar con un instrumento simplificado de acceso y control de archivos, así como facilitar el desarrollo de procesos de selección y valoración histórica y de baja de archivos.
  • Identificar los documentos que son parte de un archivo, a fin de simplificar el trámite de baja de aquellos que no forman parte de él, y evitar la acumulación innecesaria de documentos en oficinas.
  • Determinar las actividades por realizar en las transferencias primarias y secundarias de los Archivos de Trámite y de Concentración.