Sistema Institucional de Archivo

Beneficios

• Contar, de manera ágil, completa y oportuna, con la información documental que los servidores públicos de la institución requieren para desarrollar sus actividades.
• Conservar en condiciones óptimas los documentos de la ASCM.
• Clasificar, disponer de los documentos (necesarios e innecesarios) y utilizar los espacios de manera eficiente.
• Determinar qué y cuántos documentos se archivan, y cuál es su lugar de ubicación, para atender de manera expedita las solicitudes de información pública y minimizar los tiempos de búsqueda y traslado.
• Lograr un ambiente físico propicio para el desarrollo de las actividades del SIA de la ASCM.
• Contar con elementos básicos de la administración de documentos y archivística.
• Definir el esquema básico de organización y funciones de las áreas responsables del manejo de archivos de la oficina del Auditor Superior, Las Unidades Técnicas Sustantivas de Fiscalización, y Direcciones Generales.
• Estandarizar el registro y la descripción de documentos y expedientes de archivo, a fin de estar en posibilidades de contar con una base de datos y con sistemas automatizados que faciliten el acceso y el control de los archivos.
• Aplicar a los archivos un esquema de clasificación homogéneo para toda la ASCM, con el fin de contar con un instrumento simplificado de acceso y control de archivos, así como facilitar el desarrollo de procesos de selección y valoración histórica y de baja de archivos.
• Identificar los documentos que son parte de un archivo, a fin de simplificar el trámite de baja de aquellos que no forman parte de él, y evitar la acumulación innecesaria de documentos en oficinas.
• Determinar las actividades por realizar en las transferencias primarias y secundarias de los Archivos de Trámite y de Concentración.